P4 TECNOLOGIA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

¿Qué es automatizar procesos?

La automatización de los procesos es la sustitución de tareas tradicionalmente manuales por las mismas realizadas de manera automática por máquinas, robots o cualquier otro tipo de automatismo. La automatización tiene ventajas muy evidentes en los procesos industriales. Se mejora en costes, en servicio y en calidad. El trabajo es más rápido y no necesita de una cantidad determinada de operarios, que antes eran necesarios. Además se producen menos problemas de calidad por realizarse el trabajo de una manera más uniforme debido a las especificaciones dadas al automatismo. Otras ventajas se obtienen de la automatización son el aumento de producción, menor gasto energético, mayor seguridad para los trabajadores.

¿Cómo automatizar mis procesos?

Las empresas en la actualidad luchan por mantener sus posiciones en el mercado, mejorar su rendimiento, conseguir las mejoras en la productividad y optimizar sus costos. Una de las soluciones a estos factores es la automatización de procesos.

La automatización de procesos consiste en pasar de hacer las tareas manuales a realizar las mismas pero de manera automática a través de máquinas, robots, software, etc.

En el mundo la automatización de procesos se ejecuta con la ayuda de tecnología y a través de las siguientes etapas:

Etapa 1: adoptar una gestión por procesos

Como primer paso se debe pasar de una gestión de funciones a una por procesos, esto permitirá dividir los flujos de trabajo en tareas y asignar a los involucrados un rol y responsabilidades. Lo anterior no solo proporcionará transparencia en el proceso sino también mantener un control sobre el mismo.

Etapa 2: diagnóstico

En esta etapa se evalúa el estado de los procesos al interior de la empresa para determinar las prioridades de automatización y la propuesta de mejora.

Etapa 3: simulación

Se identifican los diferentes escenarios para ejecutar los procesos, su comportamiento frente al cambio y aspectos importantes para su correcto funcionamiento como: análisis de cuellos de botella y actores involucrados innecesarios o faltantes.

Etapa 4: modelar

Se diagrama el funcionamiento completo del proceso y se configuran las propiedades principales entre las que se destacan: reglas de negocio, responsables, tiempos, costos, documentos, reglas de flujo entre otros.

Etapa 5: integración

Se establecen las necesidades y los actores en la integración para que el software BPMS orqueste los sistemas de forma natural con los procesos de negocio.

Etapa 6: automatización

Los procesos son ejecutados por los actores del negocio a través de un aplicativo. Es importante que las empresas sepan elegir bien qué tipo de herramienta es la que mejor les favorece dependiendo de las necesidades particulares de cada negocio.

Etapa 7: capacitación

Se capacita a todo el personal en el uso y gestión por procesos que garantice una adecuada adaptación.

Etapa 8: Mejora

Toda automatización de procesos requiere de mejoras continuas, esto se hace a través de técnicas efectivas de medición, análisis y monitoreo.

Estas son las etapas esenciales para que un proceso pueda ser automatizado, es importante resaltar que todo cambio en la gestión requiere de mucho compromiso por parte de todos involucrados para lograr el éxito esperado.

ACTIVIDAD1: durante la clase, copie todos estos pasos en su cuaderno y haga un ejemplo.

ACTIVIDAD2  para la casa investigue un proceso que se haga en la institución o en la empresa donde trabaja algún pariente, y siga todos los pasos para automatizarlo, puede ser de otra empresa, o consultar un proceso en internet.